Spomlek – komunikacja wewnętrzna

logo_SPOMLEK (1)

Jeśli mieliście okazję doświadczyć wyjątkowego smaku serów długodojrzewających Bursztyn, Rubin lub Szafir, to rozpoznacie na pewno naszego klienta. SM Spomlek – jeden z największych producentów sera żółtego w Polsce.

Naszym zadaniem było zapewnienie ponad dwóm tysiącom pracowników i dostawców mleka równego dostępu do informacji i możliwości wypowiedzenia się w ramach systemu intranetowego.

Aby zrozumieć znaczenie tego projektu warto odnieść się na chwilę do idei spółdzielczości. Spółdzielnia to nie spółka kapitałowa. Celem nie jest maksymalizacja zysku, lecz zaspokajanie potrzeb jej członków. Spółdzielnia to dobrowolne zrzeszenie, które działa na zasadzie otwartych drzwi, gdzie każdy ma prawo głosu i każdy może wyrazić swoje zdanie. Dotychczas stosowane narzędzie nie realizowało tej idei i nie zaspokajało podstawowych potrzeb.

Interesariusze

Już sama lista interesariuszy robi wrażenie :)

  • pracownicy
  • rodziny
  • przedstawiciele handlowi
  • kierownicy, 
  • zarząd
  • dostawcy
  • rada nadzorcza
  • kierowcy
  • handlowcy
  • sprzedawcy
  • marketing
  • eksport
  • związki zawodowe
  • HR
  • sprzedaż krajowa
  • instruktorzy
  • produkcja + technika
  • pracownicy oddziałów
  • BHP
  • pracownicy przedszkola
  • pracownicy biurowi
  • pracownicy tymczasowi
  • zespół komunikacyjny
  • księgowość
  • IT

Punkt wyjścia 

Na pierwszym etapie projektu pracowaliśmy z zespołem komunikacyjnym, który dedykowany był do tego typu projektów. W wyniku warsztatów kreatywnych, wywiadów indywidualnych oraz obserwacji odkryliśmy potrzeby interesariuszy oraz warunki, których spełnienie oznaczało będzie sukces projektu.

Stary system intranet nie osiągał zakładanych celów, co mogło przyczyniać się do:

  • słabszego przepływu informacji między centralą a oddziałami
  • podziału pracowników na lepiej i gorzej poinformowanych
  • mniejszego wzajemnego zrozumienia

Zadaliśmy pytanie: co w związku z tym możemy zrobić, żeby pracownicy i zarząd byli bardziej zadowoleni?

Przyjęliśmy, że osiągnęliśmy zadowolenie, gdy: 

  • narzędzie będzie dostępne dla wszystkich pracowników oraz ich rodzin,
  • nastąpi wzrost liczby odwiedzin o min. 100 %,
  • w systemie będą się pojawiać informacje ze wszystkich oddziałów,
  • do intranetu będzie można się logować z domu,
  • narzędzie będzie działać szybko,
  • ludzie będą znali firmowe wydarzenia z ostatniego tygodnia,
  • będą pojawiać się interakcje (komentarze, odpowiedzi na ankiety, kontakt z PR, przesyłanie informacji do PR).

Stworzyliśmy zestaw hipotez do weryfikacji

  1. Wierzymy, że możliwość korzystania z Intranetu w domu dla pracowników i ich rodzin pozwoli zwiększyć stopień utożsamiania się z firmą. Poznamy, że to prawda, kiedy pracownicy będę rozmawiać o tym co przeczytali ze swoimi małżonkami / partnerami.
  2. Wierzymy, że przekazanie dostępu do Intranetu wszystkim pracownikom pozwoli zwiększyć liczbę wizyt o co najmniej 100%. Poznamy, że to prawda, porównując statystyki odwiedzin.
  3. Wierzymy, że przekazanie dostępu do Intranetu wszystkim pracownikom zwiększy otwartość komunikacyjną w firmie. Poznamy, że to prawda, kiedy pracownicy będą otwarcie rozmawiać o tym, co przeczytali w intranecie.
  4. Wierzymy, że stworzenie miejsca z krótkimi informacjami o pracownikach pozwoli nam lepiej się wzajemnie poznać. Poznamy, że to prawda, gdy 20 % wchodzących do intranetu odwiedzi tę część przynajmniej raz w tygodniu.
  5. Wierzymy, że stworzenie nowego intranetu z mniejszą liczbą funkcjonalności i udostępnienie go wszystkim pracownikom pozwoli zmienić komunikację z jedno na dwukierunkową. Poznamy, że to prawda, gdy oprócz zarządu / działu PR / komisji komunikacyjnej min. raz w miesiącu informacje zamieści 15 innych osób.

Odbiorców podzieliliśmy na 5 grup w oparciu o obszary zainteresowań indywidualnych oraz strukturę organizacyjną firmy.

Spomlek_persony

Zależało nam na tym aby pracownicy polubili nowe narzędzie oraz aby wypracowali w sobie nawyk regularnego korzystania.  

nawyki

Naszą pomysłem było zaspokojenie w pierwszej kolejności potrzeb bardzo podstawowych w sposób przemyślany. Nawiązaliśmy symbolicznie do piramidy potrzeb Maslowa.

piramida

Potrzeby podstawowe – “fizjologiczne”

  • Fizyczny dostęp do Intranetu – również z domu
  • Poznawanie aktualności z życia firmy
  • Informacja o menu stołówki (najpopularniejsza funkcjonalność)
  • Dostęp do dokumentów

Czego chcieliśmy uniknąć?

  • Szumu informacyjnego
  • Sytuacji kryzysowych
  • Dezinformacji
  • Nadmiernej autopromocji
  • Skomplikowanych instrukcji

Kolejnym etapem było zaprojektowanie struktury informacji oraz interfejsów. Tu działaliśmy w myśl zasady “mniej znaczy więcej”.

mapa_mysli

makiety

Efekty

logowanie_duzy_ekran

Projekty graficzne

 

Statystyki - pierwsze 3 tygodnie funkcjonowania

Statystyki – pierwsze 3 tygodnie funkcjonowania

Projekt jest wciąż w fazie rozwoju, stopniowo zwiększać będzie się zasób udostępnianych informacji, być może powstaną także nowe funkcjonalności. Mamy nadzieje, że podobnie jak Bursztyn, Rubin i Szafir, Intranet będzie dojrzewać wraz z organizacją.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *