W naszej codziennej pracy zebranie jest narzędziem, ktore wspiera inne formy komunikacji przy realizacji projektów. Stosujemy je do ustalenia planu działania, wyjaśnienia wątpliwości, rozwiązywania konfliktów czy opracowania nowych koncepcji.
Tak, jestem przekonany, że zebrania są potrzebne. Ale jestem też przekonany, że w firmach za dużo jest zebrań w ogóle, a już w szczególności spotkań „toksycznych”. Wiem, bo sam je kiedyś organizowałem :).
Zebrania to broń do masowego przerywania pracy
Pewnie nie raz uczestniczyłeś w zebraniach bez jasnego celu, nudnych, za długich, ze zbyt dużą ilością osób. Nie masz czasami wrażenia, że twój dzień w biurze to sekwencja spotkań przerywanych krótkimi momentami skupienia i pracy? A gdzie czas na naprawdę ważne rzeczy, które wymagają dłuższej koncentracji, np. podjęcie decyzji, przygotowanie treści artykułu, prezentacji lub umowy?
Przeczytaj to przed następnym zebraniem
Jeśli masz podobne spostrzeżenia, to z pewnością zainteresuje cię propozycja Ala Pittampalli, autora “Read this before our next meeting”. Namawia on ludzi w organizacjach do radykalnej zmiany podejścia do tematu zebrań, proponując rozwiązania, które usprawniają organizację od wewnątrz i przyspieszają realizację projektów.
7 zasad nowoczesnych zebrań
- Zebranie powinno wspierać decyzje, które zostały już podjęte (po wcześniejszych indywidualnych konsultacjach).
- Zadbaj o to, by spotkanie było szybkie i kończyło się zgodnie z planem.
- Ograniczaj liczbę uczestników do absolutnego minimum.
- Usuwaj z zebrania osoby do niego nie przygotowane.
- Efektem zebrania powinna być decyzja i plan. Plan powinien określać, jakie działania podejmiemy i kiedy oraz kto jest za nie odpowiedzialny.
- Zrezygnuj z zebrań informacyjnych. Wcześniejsze zapoznanie się z materiałami jest obowiązkowe.
- Wykorzystuj burze mózgów jako uzupełnienie do nowoczesnych zebrań.
Może warto odwołać najbliższe zebranie i zająć się czymś ważniejszym?