Mail powitalny. Wirtualne „Dzień dobry. Nazywam się X. Bardzo miło poznać. Zgodnie z umową, otrzymasz ode mnie to, to i to”. Zwykła formalność – tak mogłoby się wydawać. Tak naprawdę, to coś znacznie większego i bardziej istotnego dla Twoich odbiorców. To najważniejsza wiadomość, którą od Ciebie otrzymają. To od niej będzie w dużej mierze zależeć, czy przyszłe maile zostaną oznaczone jako spam, czy będą przeczytane, a może i ogwiazdkowane. Dlatego nie chcesz tutaj korzystać z szablonów. Jak więc napisać taką wiadomość? O czym pamiętać? Czego nie robić? Przeanalizujmy.
Mail powitalny to nie wiadomość double opt-in
Taka opcja może kusić. W większości narzędzi jest już przygotowana, wystarczy jedynie pozmieniać kolory i wpisać dwa zdania, dorzuć logo i gotowe. Wygodne – pewnie, ale kompletnie nieskuteczne i niebudujące relacji z odbiorcami.
Jaka jest różnica między double opt-in a mailem powitalnym?
Zadaniem wiadomości double opt-in jest tylko potwierdzenie chęci zapisu do newslettera. Tylko tyle. Nie można jej traktować jako maila powitalnego również dlatego, że jest po prostu za krótka i zbyt lakoniczna. Kiedy przychodzisz na wykład, a prowadzący mówi jedynie „dzień dobry”, a potem patrzy się w ciszy na słuchaczy, to można odnieść wrażenie, że coś jest nie tak. Odbiorcy oczekują czegoś więcej, wstępu do relacji, zaznaczenia wspólnych celów i nakreślenia przyszłości. Double opt-in nie ma szans pokryć tych potrzeb.
Nie wysyłasz maila powitalnego? Dużo tracisz
Uruchomiliśmy tym śródnagłówkiem FOMO? To świetnie, bo nie wysyłając maila powitalnego, strzelasz sobie w kolano. To idealna strategia, żeby trafić w przyszłości do folderu ze spamem.
Co dokładnie tracisz?
- Szansę na przedstawienie siebie i swojej marki w dobrym świetle.
- Możliwość zbudowania podstaw relacji z odbiorcami.
- Określenie celu newslettera.
Jaką rolę spełnia mail powitalny?
To najważniejsza wiadomość do odbiorców. To ona decyduje o pierwszym wrażeniu – „czy ja chcę to czytać, czy jednak nie?”. To oficjalne przywitanie, uściśnięcie dłoni i poprowadzenie odbiorcy w głąb relacji. Musisz pokazać, co oferujesz i dlaczego. Jeśli możesz, nakreśl, jaki problem odbiorców pomożesz rozwiązać, czym jest Twój newsletter i jaka jest jego wartość. Całość musi się wyróżniać, żeby Twoja praca nie utonęła w morzu innych podobnych treści.
I nie mamy tutaj na myśli krzykliwych kolorów, kilkunastu czcionek czy chaotycznego posługiwania się językiem. Chodzi o zaznaczenie, kim się jest. Jeśli Twój mail powitalny będzie wyglądał i brzmiał tak samo jak milion innych wiadomości, bo – na przykład – zdecydujesz się skorzystać z szablonu, to odbiorcy mogą go po prostu zignorować. Skoro pierwsza wiadomość tak wygląda, to dlaczego reszta miałaby być inna? Jeśli przekonasz odbiorców już na początku, to potem będzie łatwiej utrzymać ich uwagę.
Co powinno znaleźć się w mailu powitalnym?
Przede wszystkim, odpowiednie przywitanie. O tym pisaliśmy ostatnio, więc jeśli jeszcze nie wiesz, jaką rolę odgrywa odpowiednie przywitanie, to koniecznie przeczytaj nasz poprzedni wpis 😉 Poza „dzień dobry” czy „cześć”, bardzo istotne jest pokazanie celu newslettera.
Najważniejsze: po co wysyłasz newsletter, o czym będziesz mówić i dlaczego? Każdy odbiorca chce poznać odpowiedź na te pytania. To one decydują o tym, czy adresaci będą chcieli zostać na dłużej.
Jednak to nie wszystko. Warto opowiedzieć coś więcej, na przykład:
- Jak ekskluzywna jest to grupa?
- Co ile będziesz wysyłać maile?
- Czy bycie częścią tej małej społeczność daje jakieś specjalne benefity?
- Czy jest szansa, że w przyszłych wiadomościach pojawią się kody rabatowe albo unikalne zaproszenia na webinary?
- Czy można zadawać pytania, np. w ankiecie załączonej w stopce?
Oczywiście nie musisz przygotować odpowiedzi na wszystkie możliwe pytania odbiorców, bo wtedy Twoja wiadomość może okazać się dłuższa niż koncert „Organ²/ASLSP (As Slow as Possible)” Johna Cage’a. Warto jednak określi najważniejsze założenia newslettera – wtedy będziesz mieć pewność, że Ci, którym zależy – zostaną.
Personalizacja maila powitalnego
Jeśli posiadasz więcej niż jedno miejsce, w którym potencjalni odbiorcy mogą się zapisać na Twój newsletter, to warto nieco spersonalizować maila powitalnego. Przykładowo, jeśli ktoś trafił do Ciebie z webinaru, możesz dorzucić jedno zdanie na samym początku: „Dobrze Cię znowu widzieć!”. Personalizacja nie musi oznaczać wielu godzin siedzenia przed komputerem i wymyślania całkowicie nowej treści. Jedno-dwa zdania, które określą sytuację, mogą zdziałać cuda.
Jakie? Po pierwsze – pokazujesz, że jesteś aktywny. Wiesz, co się dzieje i potrafisz o tym mówić. Po drugie – traktujesz każdego odbiorcę indywidualnie (to poniekąd złudzenie, ale ma ono sporą wartość), a więc stwarzasz poczucie ekskluzywności, wyjątkowości. Każdy chce czuć, że nie jest tylko jedną małą jednostką w szarej masie. Więc jeśli kilka słów więcej na wstępie może przynieść taki efekt, to chyba warto poświęcić te kilka minut na drobną personalizację.
Automatyzacja całego procesu
Każdy z kroków możesz, a nawet powinieneś/powinnaś zautomatyzować. Pierwsze pisanie treści, stworzenie szaty graficznej i ułożenie ich w konkretnych procesach może zająć sporo czasu. Pamiętaj jednak, że później ten czas do Ciebie wróci, bo raz ustawiona automatyzacja będzie działać bardzo długo. Więcej na ten temat mówimy w artykule „Automatyzacja w E-mail marketingu – 4 rzeczy, których nie musisz robić ręcznie”. Jeśli jeszcze nigdy nie tworzyłeś ścieżek w swoim narzędziu do obsługi newslettera, to tam znajdziesz szczegółową instrukcję.
Mail powitalny – do dzieła
Newsletter to jedno z niedocenianych narzędzi sprzedażowych. Uruchomienie go może wydawać się trudne i skomplikowane. Jeśli jednak wiesz, od czego zacząć, co musi się w nim znaleźć i jakich elementów nie pomijać – szybko pomoże Ci osiągnąć Twoje cele. Mail powitalny jest jak pierwsze spotkanie, na którym musisz wygłosić pitching i przekonać do siebie wszystkich odbiorców. Nie pomijaj go, tylko wykorzystaj.
