Chcesz wiedzieć, jak napisać ofertę, która zwróci uwagę Twoich potencjalnych klientów? Dobra oferta handlowa to Święty Graal każdej sprzedaży. Pokażemy Ci, jak ją napisać, żeby klient powiedział tak. Wskażemy zasady, szablony i rozwiązania, które zagwarantują Ci sukces w tym obszarze.
Zebrane przez nas praktyki i rekomendacje są pochodną naszego wieloletniego doświadczenia w branży marketingowej. Przez ponad 20 lat działania wysłaliśmy i przyjęliśmy tysiące ofert. Skorzystaj z naszej wiedzy i już dziś zwiększ sprzedaż swoich usług. Uwaga! Na końcu znajdziesz quiz, którego nie możesz pominąć.
Od czego zacząć pisanie oferty handlowej
Jest takie zdanie, które powinno Ci towarzyszyć podczas pisania każdej oferty handlowej. Warto o nim pamiętać, bez względu na to, czy tworzysz dokument PDF do przetargu, czy też piszesz treść oferty na stronę. Brzmi ono następująco:
Jaką wartość Twojemu klientowi daje to, o czym właśnie piszesz w ofercie.
Myślisz sobie, że to zbyt oczywiste? W końcu wszyscy o tym mówią. Ale czy rzeczywiście wszyscy tego przestrzegają?
To, jaki schemat lub format wybierzesz, nie ma aż tak dużego znaczenia. W przeciwieństwie do tego sformułowania. Dlatego zatrzymaj się i zastanów raz jeszcze:
Jaką wartość Twojemu klientowi daje to, o czym właśnie piszesz w ofercie.
Wracaj do tego zdania po wielekroć. Od niego zaczynaj i na nim kończ swój proces myślowy. Jeśli do tego dodasz kilka wartościowych praktyk, masz spore szanse na sukces.
Dlaczego warto? Oferta handlowa co to
Dobra oferta sprzedażowa to coś więcej niż zbitka pięknie brzmiących słów. To „formalna propozycja zawarcia umowy”. Jest jak pierwsze wrażenie. Nie daje drugich szans. Albo ktoś wybierze Twoją firmę spośród morza innych, albo nie. Chyba nie warto ryzykować?
Na początku była potrzeba
Potem pojawiło się słowo. Oferta jest słowem, które odpowiada na bardzo konkretne potrzeby. Nie Twoje, a Twoich klientów. Dlatego najlepszą praktyką jest badanie tych potrzeb. Warto wiedzieć:
- Co trapi Twoich klientów?
- Z czym sobie nie radzą?
- Czego oczekują?
- W jakiej są sytuacji?
- Co jest dla nich wartościowe?
- Jakie pytania zadają?
Budowanie oferty zaczynaj od badań. Im lepszy zrobisz research, tym skuteczniejsza będzie Twoja oferta. Nie wymyślaj ani nie wyobrażaj sobie klienta, bo to droga donikąd. Odpowiadaj na realne potrzeby realnych ludzi. W innym wypadku zaczniesz tworzyć świetną prozę lub wymyślne bajki – będą interesujące tylko dla Ciebie.
Skąd czerpać wiedzę o klientach?
Pytaj. Zwłaszcza jeśli tworzysz ofertę czasową. Gdy ktoś się do Ciebie zgłasza po X i czeka na Twoją propozycję, nie odpowiadaj poprzez wysyłkę cennika, ale zbadaj potrzeby Twojego klienta. Zawsze! Masz mnóstwo możliwości – ankiety, np. w TypeForm, wywiady, a nawet serię e-maili lub rozmowę telefoniczną. Nie chodzi o nagabywanie, ale zrozumienie sytuacji, w której znalazł się Twój klient.Jeśli odrobisz tę lekcję, Twoja oferta stanie się unikalna. Nie wysyłaj suchych PDF–ów, które przypominają paczkę otagowanych kolorami Twojej marki szablonów. Oferta to nie jest cennik.
Oferta handlowa przykład
Powiedzmy, że remontujesz dom. Zgłaszasz się do stolarza, bo chcesz zbudować nową kuchnię. Zbierasz oferty i czekasz, aż ktoś spełni Twoje marzenia o najpiękniejszym i funkcjonalnym wnętrzu.
Jakie wrażenie zrobi na Tobie firma, która nawet nie zrobi pomiarów pomieszczenia, nie dopyta o typ surowca, wielkość zabudowy czy rodzaj blatów, ale po prostu wyśle Ci gotowy cennik?Jeśli liczysz na finansowy sukces i chcesz zarabiać na swoich usługach, zacznij oferty dopasowywać do klientów. Nie odwrotnie.
Pierwsze zdania są najważniejsze
Oczywiście, możesz w nich opowiedzieć o sobie, ale czy rzeczywiście tego oczekuje Twój klient? Często firmy popełniają ten błąd. Tytułowe slajdy poświęcają własnemu ego. Prawda jest jednak taka, że każdy klient chce usłyszeć, że rozumiesz problem, o którym Ci opowiedział i wiesz już, jak go rozwiązać, bo masz na to jakiś konkretny pomysł.
Zwłaszcza jeśli ofertę wysyłasz po przeprowadzonych rozmowach. Nie ustalaj wtedy na nowo zasad gry, ani nie wypytuj o szczegóły, ale odpowiadaj na wcześniejsze zapytania. Jeśli wyślesz niewiele wnoszącą treść, pełną pustych frazesów, jaki sens miało wcześniejsze badanie potrzeb? Dlatego, zamiast recytować kolejne zwrotki własnej biografii, skup się na wyzwaniach i trudnościach, które mają Twoi klienci. Od razu przejdź do rzeczy. W pierwszych słowach śmiało dotykaj tych obszarów, które są najistotniejsze, a nawet najboleśniejsze dla Twojego klienta. Posłuż się parafrazą lub cytatem. Daj swojemu klientowi znać, że rozumiesz jego sytuację i wiesz, jak ją poprawić, zmienić lub wykorzystać. Bo to jest idealny moment na to, by wskazać klientowi drogę. Jeśli zauważasz inne możliwości, opowiedz o nich.
No dobra, ale mówić o sobie, czy nie?
Oczywiście, że mówić 😀. W wielu sytuacjach warto dodać kilka niuansów na swój temat. Ale nigdy nie rób tego w bezmyślny sposób. Zwłaszcza gdy klient już Cię zna. Wytłumaczymy to na naszym przykładzie. Enzo to agencja marketingowa z Lublina, która działa na rynku od ponad 20 lat. Szczerze mówiąc, nic Ci to nie mówi, prawda? Poza tym, że możesz się domyślać, jaki jest nasz PESEL. 😎
Prawda jest jednak taka, że kilkudziesięcioletnie doświadczenie, którym możemy się wyróżnić, daje nam ogromną przewagę. Wiele widzieliśmy. Za nami wzloty i upadki. Projekty duże i małe. I wiesz co, z naszej perspektywy wiemy jedno – narzędzia się zmieniają.
Dlatego, choć uwielbiamy nowości i trzymamy rękę na trendowym pulsie, skupiamy się na celach naszych klientów, nie technikaliach, które pomagają nam je osiągnąć. Mądre łączenie kropek to dla nas podstawa. I te wartości wypracowaliśmy przez ostatnie 20 lat. Brzmi ciekawie.
Tylko jak o tym powiedzieć klientom?
Gdy mówimy o naszym doświadczeniu, tłumaczymy, dlaczego o tym wspominamy. Łączymy cechę z sytuacją klienta. Plus dodajemy informacje o projektach – branżach, wynikach, itp. które są dla niego interesujące.Sam fakt bycia na rynku nie jest tak atrakcyjny dla klienta, jak potwierdzenie konkretnych doświadczeń i zdobytych umiejętności. Jeśli wiemy, że nasz klient szuka wsparcia w prowadzeniu kampanii Google Ads, udowadniamy naszą skuteczność poprzez wyniki, które są weryfikowalne. Przedstawiamy też wtedy specjalistów i głośno chwalimy się tym, że jesteśmy Partnerami Google. Wiesz dlaczego? Bo lubimy oferty na jedno tak.
Czym jest oferta na jedno tak?
Oferta na jedno tak to marzenie każdego handlowca. To taki typ ofert handlowych, w których klient już nie dopytuje. Jest albo na tak, albo na nie (choć jak sama nazwa wskazuje, powinien być na tak).
Oferty tego rodzaju zawierają wszelkie niezbędne informacje dotyczące konkretnego zapytania. Nie pozostawiają klienta z kilkoma opcjami, ale – zazwyczaj – z konkretną rekomendacją.
Uwaga! Musisz udowodnić zasadność Twojej rekomendacji. Wbrew pozorom nie jest to takie trudne. Wystarczy, że napiszesz lub opowiesz o tym, że:
- Po zanalizowaniu Waszej sytuacji zauważyliśmy, że obecny stan rzeczy wygląda tak, i tak.
- Z tego powodu proponujemy właśnie takie rozwiązania, bo to, i to.
- Działać będziemy tak, i tak.
I tyle. W idealnej sytuacji po otrzymaniu takiej oferty klient nie ma przestrzeni na pytania. Dokument powinien być na tyle wyczerpujący i trafny, by nawet ci, którzy nie uczestniczyli we wcześniejszych spotkaniach, mogli podjąć decyzję po jego przeczytaniu. Jeśli po wysłaniu oferty, usłyszysz kilka pytań, wiedz, że nie była to oferta na tak. Przeanalizuj ją i popraw.
Przykład
Spójrzmy na „ofertę” oczami Marka. Wyobraźmy sobie, że wspomniany Marek jest kierownikiem działu promocji w firmie ochroniarskiej, która wspiera duże sieci sklepów. Szuka agencji marketingowej, która pomoże mu zbudować digitalowe imperium. Jak pewnie się domyślasz, chce zebrać ofertę od kilku największych graczy, by porównać ją i wybrać tę, która będzie dla niego najlepsza.
Największym problemem Marka jest trudność w określeniu celu i brak przekonania do social mediów. Zwiedziony sukcesami konkurencji czuje jednak, że trzeba coś zmienić. Nie wie, jak ugryźć ten temat, dlatego szuka profesjonalnego wsparcia. Poza tym chce mieć „ładną” stronę i więcej zleceń, którymi będzie mógł się pochwalić przed zarządem. W firmie nie jest w 100% niezależny. Decyzje o wejściu we współpracę zwykle podejmuje jego szef. On ma przedstawić mu oferty i wskazać najlepszą. Agencja – w tym układzie – będzie chciała jak najlepiej sprzedać usługi.
Na co zwróci uwagę Marek?
W pierwszej kolejności na czas reakcji. Czy wiesz, jak ważna jest szybkość działania w zapytaniach ofertowych? Firmy, które wysyłają ofertę jako pierwsze, mają znacznie większą szansę na zawarcie umowy. Wystarczy, że odpowiesz i umówisz się na spotkanie (tak, to dotyczące badania potrzeb). Nie musisz od razu wysyłać cennika.
W Enzo zazwyczaj odpowiadamy w ciągu 24 godzin. Zwykle wygląda to tak, że zanim dojdzie do rozmowy, przesyłamy do klienta pytania pomocnicze, aby ustalić ramy biznesowe. Potem umawiamy się na rozmowę diagnozującą. Po spotkaniu przygotowujemy ofertę, która ma format mobilny. Tak, postawiliśmy na format mobilny 9:16, bo sposób konsumpcji treści zmienił się i nasi klienci często sprawdzają ofertę na telefonie.
Niejednokrotnie sprawdziliśmy, że czas reakcji jest bardzo ważny, ale – jak to zwykle bywa – stanowi jedynie jeden z elementów tej jakże ciekawej układanki.
Jak napisać ofertę usługi wzór
- Personalizacja oferty, czyli to, o czym pisaliśmy wyżej. Każdą ofertę musisz dopasować do odbiorcy – jego sytuacji, problemów i wyzwań, przed jakimi staje.
- Serce oferty – czyli przestrzeń w ofertowych plikach, w których na scenę wchodzisz Ty i Twoje usługi. Tu zaprezentuj się, pisząc o sobie językiem korzyści. Opowiadaj o rozwiązaniach i możliwościach, jakie dajesz, w korelacji z klientem i jego sytuacją. Pokaż, co potrafisz i wykorzystaj siłę rekomendacji! Twój klient na to czeka.
- Zawarcie wyróżników (USP) – wiesz, w czym Twoje usługi są nie do podrobienia? Napisz o tym. Jesteśmy przekonani, że nie chcesz się wtopić w tłum przedsiębiorców podobnych do Ciebie. USP (unique selling proposition) to bardzo ważny element strategii marketingowej. To DNA Twojej marki. Nie możesz o nim nie wspomnieć.
- Zbicie obiekcji – jeśli na poziomie badania usług pojawiło się kilka wątpliwości (np. dlaczego tak drogo) lub wiesz, jakie obiekcje zwykle towarzyszą Twoim klientom, odpowiedz na nie w ofercie. Poprowadź swojego klienta za rękę i ułatw mu podjęcie decyzji. Nie pozostawiaj niedomówień – to od Ciebie zależy, jak o sobie opowiesz.
- Dowód słuszności – wiarygodność i zaufanie są najsilniejszą bronią. Piękne słowa nie są tak mocne, jak opinie Twoich zadowolonych klientów. Pokaż, dlaczego można Ci zaufać. Dodaj case study, referencje lub slajd z logotypami firm, które weszły z Tobą we współpracę. Opowiedz o Waszych doświadczeniach w sposób konkretny. Wskaż korzyści i zyski, które wspólnie wygenerowaliście. Pilnuj liczb i wachluj nimi z precyzją. To, jak? Wiesz, ilekrotnie pomogliście zwiększyć sprzedaż ostatniemu klientowi?
- Etapy wdrożenia – czyli kilka słów o tym, jak będziecie pracować. Zwłaszcza ci, którzy lubią działać w sposób uporządkowany, będą wdzięczni za taki akapit. Te informacje dają poczucie bezpieczeństwa i potwierdzają, że chcesz zrealizować konkretny cel. Co więcej, wiesz, jak to zrobić.
- Tytuł oferty i dane adresata – to kluczowy element każdej oferty. Dodaj logo, nazwę firmy i dane kontaktowe Klienta w widocznym miejscu. Najlepszą praktyką jest umieszczenie tych informacji na stronie tytułowej.
- FAQ – zawsze się przydaje :) Zwłaszcza jeśli Twoje usługi generują powtarzalne pytania. Zbierz je i dołącz w wersji pytań i odpowiedzi.
Ważne!
Żeby wspomniany Marek mógł odpowiedzieć Ci na tak, musisz w swojej ofercie zawrzeć każdy z tych elementów. Dodatkowo – pamiętaj, by to, o czym piszesz, było wystarczające nie tylko dla Marka, ale także dla jego szefa. Pisz tak, by każdy, kto otrzyma ten tekst, był w stanie podjąć decyzję bez zbędnego zastanawiania się. Zarekomenduj konkretne rozwiązanie i dopasuj je do oczekiwań i potrzeb Twojego klienta.
To nie koniec. Gdy już wyślesz ofertę, czas na followupy.
Followup, czyli o tym, jak sprzedawać usługi w sposób przemyślany
Followup to nic innego, jak uprzejma przypominajka, która wpada na Twoją skrzynkę odbiorczą lub telefon. Doskonale znają ją wszyscy handlowcy. Regularne przypominanie o sobie, to niezwykle ważny element sprzedaży.
Kluczowe są w tym przypadku: podejście strategiczne, odpowiednia treść każdej wiadomości i automatyzacja procesu. Followupy warto wprowadzać nie tylko przy zapytaniach ofertowych, ale również podczas badania rynku, wysyłania ankiet itp.Choć może wydawać Ci się to nieprzyjemne, nie zniechęcaj się, bo one naprawdę działają. Z jedną naszą klientką, decydując się na wykorzystanie powtarzalnych zapytań, wygenerowaliśmy łącznie pół tysiąca przejść na stronę ankietową, z czego połowa tego ruchu pochodziła właśnie ze strategicznie wprowadzonych followupów.
Profesjonalna oferta handlowa wzór – czyli oferta krok po kroku
Na koniec tego dość długiego artykułu podsuwamy chcecklistę, z której śmiało możesz korzystać.
W Twojej ofercie pamiętaj by:
- Zacząć od badania potrzeb.
- Wskazać potrzebę, trudności i wyzwania klienta w pierwszych zdaniach oferty.
- Umieścić dane firmy klienta, w tym logo, na stronie tytułowej.
- Każdą ofertę personalizować.
- Rekomendować konkretne rozwiązania.
- Odnosić je do sytuacji klienta.
- Umieścić cennik.
- Nie pozostawiać żadnych niedomówień – to, co nie jest napisane, nie jest zrozumiane.
- Zostawić swoje dane kontaktowe i opowiedzieć o sobie przez pryzmat korzyści klienta.
- Nadawać ofercie ważność – ceny i propozycja mogą się zmienić, tak jak zmienia się rynek.
- Bez CTA ani rusz – powiedz, czego oczekujesz od klienta i zostaw go z pytaniem.
FAQ – jak napisać ofertę i jak skutecznie sprzedawać usługi
1. Ile stron powinna wynosić oferta?
To zależy od sytuacji. Uznaje się, że optymalną liczbą stron jest 6. Ważne jednak, by zachować umiar i rozsądek. Oferta ani nie powinna być zbyt krótka, ani nie powinna przytłaczać zbyt wielką liczbą stron. Musimy jednak przyznać z własnego doświadczenia, że przez wiele lat w naszej branży świetnie się sprawdzały oferty jednostronicowe. Oczywiście były dopasowane do konkretnych klientów, dlatego – jak zawsze – trzeba sprawdzać, co działa i elastycznie reagować na zmiany.
2. Kiedy najlepiej wysyłać oferty?
Niektórzy podają konkretne dni (np. wtorki do jednoosobowych działalności, a czwartki do dużych firm). Jak to się jednak ma do czasu reakcji? Oferty najlepiej wysyłać po spotkaniach z klientami (nie karz na siebie czekać), a informację o odbiorze zapytania i umówienie się na zebranie danych przesyłaj od razu.
Inną, bardzo skuteczną praktyką jest umawianie się z klientem na prezentację oferty. W trakcie tego spotkania handlowiec ma okazję odpowiedzieć na dodatkowe obiekcje i zamknąć sprzedaż “Say Yes!”.
3. Załączniki – dawać czy nie?
Jak najbardziej warto dodawać załączniki. W ten sposób „odciążysz” ofertę i jednocześnie urozmaicisz przekaz. Jak zawsze – liczą się umiar, estetyka i dopasowanie do sytuacji. Odpowiedni załącznik to zawsze dobry pomysł.
4. W jakim formacie tworzyć oferty handlowe?
To zależy. Wiele firm nadal odczytuje oferty na komputerze, ale – nie oszukujmy się – liczy się czas i zwrócenie na siebie uwagi. W naszej firmie testowaliśmy wysyłkę ofert na telefony komórkowe. Pomyśleliśmy o niej, jak o rolkach i szczerze mówiąc, odbiór pozytywnie nas zaskoczył. Nasza rada! Nie myśl o ofertach w sposób szablonowy. Warto wychylić się przed szereg. To, czy zdecydujesz się na prezentację, dokument PDF czy MS Word dopasuj do sytuacji, rodzaju zlecenia i klienta. Innymi prawami rządzi się branża kreatywna, inaczej stajemy do przetargów, a inaczej rozmawiamy z dużymi przedsiębiorstwami.
5. Ile followupów to minimum?
To zależy od produktu, rodzaju followupów i Twojego podejścia. Na rynku znajdziesz informację o 5. Pierwszy warto wysłać najwcześniej po dwóch dniach. Oczywiście wiele zależy od klienta i Twojej sytuacji. Niemniej warto się przypominać, choć tak – wiemy – nie jest to łatwe.
6. Ile opcji ofertowych podawać?
Najlepiej jedną. Możesz podać kilka, z rekomendacją konkretnego rozwiązania. Im więcej wątpliwości wzbudzasz, tym gorzej. Pamiętaj o personalizacji! To Ty masz pomóc klientowi. Przyszedł do Ciebie, bo potrzebuje konkretnego wsparcia.
7. Jakiego języka unikać w ofertach?
„Szytego na miarę, w którym wysoka jakość usług, wieloletnie doświadczenie i wyjątkowe okazje wyskakują z każdego akapitu”. Unikaj sztampowych określeń i zużytych frazesów. Nikt ich nie czyta, ani tym bardziej nie traktuje poważnie.
Jeśli masz profesjonalną obsługę, spróbuj wyjaśnić, czemu tak uważasz. Co o tym decyduje? Pisz prosto, zrozumiale i otwarcie. Uwzględniaj język korzyści i nieustannie pamiętaj o tym, by to o czym piszesz, dawało wartość klientowi.
8. Jakie są największe błędy w ofertach handlowych?
Niedopasowanie oferty do klientów, niezrozumiały język i zbytnie mówienie o sobie.
9. Z jakich narzędzi warto korzystać, wysyłając swoje oferty?
Na rynku znajdziesz wiele ciekawych propozycji. Godnymi zainteresowania będą, np. Sellizer. To narzędzie, które wspiera sprzedaż i pomaga lepiej poznać potencjalnych klientów.
Jak napisać ofertę – podsumowanie
Oferta handlowa nie powinna zawierać pustych frazesów. Im jest lepiej przemyślana, tym ma większe szanse na generowanie wymarzonych zysków. Wymaga odpowiedniego podejścia i skupienia na celach. To bardzo dobrze, że chcesz wiedzieć, jak skutecznie sprzedawać usługi.
Pamiętaj – dobrze skonstruowana oferta handlowa to połowa sukcesu. Mamy nadzieję, że ten artykuł pomoże Ci na treści ofertowe spojrzeć w zupełnie inny sposób. By zwiększyć sprzedaż usług, myśl strategicznie. Bo choć każdy z nas marzy o schemacie oferty, który nie będzie wymagał naszego zaangażowania, to wiedz, że niska jakość oferty przekuwa się na niskie przychody.
Jeśli chcesz je zwiększyć, rozwiąż anonimowy quiz i sprawdź, czy Twoja oferta zawiera wszystkie niezbędne elementy.
Powodzenia!